Oficio 220-017568 de 2017. Conservaci贸n de los libros de contabilidad y soportes del comerciante en general.

Febrero 13, 2017 12:43 pm

Me refiero a su comunicaci贸n radicada con el n煤mero 2017-01-005313, mediante la cual formula una consulta relacionada con la conservaci贸n de los documentos de los comerciantes, en los siguientes t茅rminos:

鈥1. Durante cu谩nto tiempo las sociedades o las personas naturales que como comerciantes est茅n obligadas a llevar contabilidad, est谩n en la obligaci贸n de conservar tanto los libros de contabilidad como los documentos que soportan la misma?

2. Si despu茅s de dicho lapso contin煤an con la ineludible obligaci贸n de continuar conservando los mismos ( Libros de contabilidad y sus documentos soportes de los asientos contables) durante su existencia en un archivo seguro como la microfilmaci贸n, para poder exhibirlos ante cualquier autoridad competente en caso de ser requerida (o)?.

3. Si definitivamente despu茅s de expirado el lapso para su conservaci贸n en f铆sico, no est谩n en ninguna obligaci贸n de asegurar su conservaci贸n en forma indefinida en alg煤n medio seguro como la microfilmaci贸n?鈥.

Al respecto, es necesario advertir que en atenci贸n al derecho de petici贸n en la modalidad de consulta, esta Entidad emite una opini贸n general y abstracta sobre las materias a su cargo, que como tal no tiene car谩cter vinculante, ni compromete su responsabilidad (Art铆culos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un t铆tulo del C贸digo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).

Ahora bien, en cuanto hace al tema de la conservaci贸n de los libros del comerciante y los documentos de soporte, la Superintendencia de Sociedades en su oportunidad se ha pronunciado, entre otros mediante Oficio 220-083021 del 1 de julio de 2013, apartes del cual procede traer a colaci贸n.

鈥淎sunto: Tiempo de conservaci贸n de documentos. Libros de comercio electr贸nicos鈥,

鈥(鈥)

鈥淪obre el particular, le informo que con ocasi贸n de la expedici贸n y entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, espec铆ficamente su art铆culo 28, ces贸 la obligaci贸n legal contenida en el art铆culo 60 del C贸digo de Comercio que impon铆a la necesidad聽de conservar permanentemente la documentaci贸n social, a煤n cuando con la posibilidad de que despu茅s de los diez a帽os, se acudiera a un medio t茅cnico adecuado que garantizara su reproducci贸n exacta en relaci贸n con el cual se cumplieran los dem谩s requisitos que contemplaba la norma.

Dicho art铆culo reza:

鈥淎RT脥CULO 28. RACIONALIZACI脫N DE LA CONSERVACI脫N DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deber谩n ser conservados por un per铆odo de diez (10) a帽os contados a partir de la fecha del 煤ltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elecci贸n del comerciante, su conservaci贸n en papel o en cualquier medio t茅cnico, magn茅tico o electr贸nico que garantice su reproducci贸n exacta.

Igual t茅rmino aplicar谩 en relaci贸n con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta informaci贸n.

Lo anterior sin perjuicio de los t茅rminos menores consagrados en normas especiales.鈥

De conformidad con la normatividad transcrita, hoy d铆a el comerciante debe conservar la documentaci贸n societaria por un periodo de diez (10) a帽os contados a partir de la fecha del 煤ltimo asiento, documento, o comprobante, pero para tal efecto puede elegir si lo hace en medio escrito, o en cualquier medio t茅cnico, magn茅tico o electr贸nico que garantice su reproducci贸n exacta, que debe cumplir los requisitos establecidos en el art铆culo 12 de la Ley 527 de 1999.

Por otra parte, no sobra hacer menci贸n acerca de la posibilidad que la actual normatividad, espec铆ficamente el Decreto 805 del 24 de abril de 2013 (que modifica el art铆culo 56 del C贸digo de Comercio) brinda al comerciante de llevar los libros de comercio en forma electr贸nica, incluso, prev茅 la posibilidad de que las c谩maras de comercio presten el servicio de archivo y custodia de los libros de comercio que se lleven en dicho medio.

鈥(…)鈥

En este orden de ideas, se tiene entonces que los comerciantes en general, tienen la obligaci贸n de conservar los libros y la documentaci贸n, por los medios que le facilita la ley, por un periodo m铆nimo de diez (10) a帽os, t茅rmino a partir del cual cesa la obligaci贸n; por ende, nada obsta para proceder a la su destrucci贸n, sin perjuicio que con posterioridad decidan continuar conserv谩ndolos.

En los anteriores t茅rminos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el art铆culo 28 del C.C.A. no sin antes se帽alar que en la P. Web puede consultar聽entre otros la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular B谩sica Jur铆dica.

Etiquetas: , ,

Categorizado en: