Síntesis del caso: Así lo concluyó la Sala al estudiar la legalidad de la Resolución 1612 de 2005, por la que el municipio de Santiago de Cali estableció los obligados, las especificaciones técnicas y los plazos para presentar información en medios magnéticos por los años gravables 2001 a 2004. La Sala confirmó la sentencia del Tribunal Administrativo del Valle del Cauca que anuló los arts. 1 a 3 de ese acto, en cuanto aludían a los periodos gravables del 2001 y 2002, al considerar que transgredían los arts. 632 del E.T. y 46 de la Ley 962 de 2005, dado que en el 2005 la administración no podía pedir información de dichos periodos gravables, pues ello excedía el término de conservación de los mismos que es de 2 años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente a la elaboración de los documentos, o de la presentación de la declaración, según el caso. Al respecto señaló que la interpretación armónica de las disposiciones citadas impone afirmar que el plazo de conservación de documentos para declarantes y no declarantes debe equivaler al término de firmeza de la declaración de renta, que es la regla general, pero contabilizado a partir de momentos diferentes, así: Para contribuyentes hasta que quede en firme la declaración de renta y, para no contribuyentes, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.

Extracto: “2.3.- Una primera lectura de los artículos 632 del Estatuto Tributario y 46 de la Ley 962 de 2005, con fundamento en la entrada en vigencia de cada uno, permitiría concluir lo siguiente:

2.3.1.- Los documentos, informaciones y pruebas que se hayan elaborado, expedido o recibido en vigencia del artículo 632 del Estatuto Tributario, deben conservarse por el término de cinco años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.

 2.3.2.- Los documentos, informaciones y pruebas que se hayan elaborado, expedido o recibido en vigencia del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, esto es, luego del 8 de julio de 2005, siempre y cuando hayan servido de soporte a una declaración de renta, deben conservarse “hasta que quede en firme la declaración de renta”, término que, en principio, puede ser de dos años.

2.3.3.- Tratándose de documentos, informaciones y pruebas que se hayan elaborado, expedido o recibido en vigencia del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, pero que no son soporte de una declaración de renta, deben conservarse por el término establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario, esto es, por espacio de cinco años. Eso porque la disposición del artículo 632 ibídem, impone el deber de conservar los documentos, tanto para contribuyentes como para no contribuyentes y, el artículo 46 citado, sólo racionaliza el término para los obligados a presentar declaración de renta.

2.4.- No obstante la anterior alternativa hermenéutica, la Sección no encuentra ninguna razón lógica que justifique que los plazos de conservación sean diferentes para declarantes y no declarantes y para documentos soporte o no. Mucho menos, que el plazo sea mayor para los no declarantes y para los documentos que no son soporte de las liquidaciones privadas.

No cabe duda alguna que es más importante para la Administración Tributaria contar con un plazo mayor de conservación de documentos respecto de los declarantes y sus soportes documentales, precisamente porque sobre ellos es que se ejerce ordinariamente la facultad de fiscalización.

Y dejar sólo la obligación de conservación de documentos contenida en el artículo 632 del Estatuto Tributario para los declarantes, bajo la consideración de que esa fue la modificación introducida por la Ley 962 de 2005, le quitaría a la Administración Tributaria una herramienta importante para cumplir sus funciones.

En otros términos, entender que el artículo 46 de la Ley 962 derogó o sustituyó el artículo 632, en su totalidad, menoscabaría las facultades de fiscalización de la Administración.

En ese orden de ideas, una interpretación armónica de los artículos 632 del Estatuto Tributario y 46 de la Ley 962 de 2005 impone afirmar que el plazo de conservación de documentos para declarantes y no declarantes debe ser equivalente al término de firmeza de la declaración de renta, que es la regla general, pero contabilizado a partir de momentos diferentes, a saber:

3.4.1.- Para los contribuyentes el deber de conservación de los documentos, informaciones y pruebas es de dos años, hasta que quede en firme la declaración de renta.

3.4.2.- Para los no contribuyentes el deber de conservación de los documentos, informaciones y pruebas es de dos años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.

3.5.- Agréguese que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 no es aplicable para el caso que se estudia, ya que éste se refiere exclusivamente a la obligación de los comerciantes de conservar los libros y papeles de comercio, por su calidad de comerciante, que difiere de la obligación de conservación de documentos, pruebas e informaciones de todas las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes.

3.6.- De acuerdo con lo anterior, la Resolución No. 1612 de 2005, expedida por el Departamento Administrativo de Hacienda Municipal de Santiago de Cali, sí vulnera lo dispuesto en el artículo 632 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, ya que la Administración Tributaria no tiene la facultad de solicitar información, documentos y pruebas que excedan el término de conservación de dos años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente a la elaboración de los documentos, o de la presentación de la declaración, según el caso”.

SENTENCIA DE 30 DE ABRIL DE 2014. EXP. 76001-23-31-000-2006-00242-01 (18971) M.P. JORGE OCTAVIO RAMÍREZ RAMÍREZ. ACCIÓN DE NULIDAD