La figura del reembolso de gastos se origina en una intermediación en la realización de la respectiva transacción, es decir, cuando un sujeto realiza pagos por cuenta y a nombre de un tercero los efectos de la transacción se radican en cabeza de la persona a cuyo nombre se realizaron.
No obstante, puede ocurrir que los gastos realizados formen parte del servicio contratado, es decir, que la remuneración de este incluye el reconocimiento de los gastos incurridos para la prestación del servicio, evento en el cual el prestador del servicio debe expedir la factura, incluyendo dentro del valor a facturar el total de los gastos incurridos, por lo cual se debe liquidar el IVA sobre el valor total.
En este último caso, no se puede hablar de reembolso de gastos y por tanto la empresa que presta el servicio toma los gastos como propios, efectúa las retenciones de renta, IVA, e ICA, pudiendo descontar el impuesto a las ventas que le hubieren facturado.
Como consecuencia deberá emitir la factura por el valor total de los servicios prestados, incluidos los gastos incurridos en su prestación.
Por el contrario, en la figura del reembolso de gastos propiamente dicho los efectos económicos y tributarios se trasladan a quien autoriza realizar el gasto conforme los términos de las obligaciones estipuladas en el contrato de mandato, y el cual puede ser remunerado o no remunerado, de acuerdo con las obligaciones estipuladas a cargo del mandante y según la naturaleza del mandato, dentro de las cuales se encuentran:
1. Proveer al mandatario de lo necesario para la ejecución del mandato.
2. Reembolsar al mandatario los gastos razonables incurridos en su ejecución.
3. A pagarle la remuneración estipulada o usual.
En este último caso, el procedimiento a seguir es el señalado en el artículo 3° del Decreto 1514 de 1998, siendo indispensable expedir factura por parte del mandatario al mandante sobre la remuneración que se hubiera pactado, incluyendo el IVA respectivo.
A su vez, se deberá realizar el reembolso de los gastos al mandatario por concepto de los bienes y servicios adquiridos en ejecución del mandato, siendo necesario que las facturas sean expedidas a nombre del mandatario.
A su vez, el mandante para soportar sus respectivos costos, deducciones e impuestos descontables deberá justificarlos con la certificación expedida por el mandatario y firmada por contador público o revisor fiscal, según el caso, en la que se deben detallar los conceptos y cuantías.
Adicionalmente, se debe tener en cuenta que en el caso de devoluciones se adjunte la copia del contrato de mandato y, además, el mandatario está obligado a conservar las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante, lo cual, además, se encuentra dentro de las obligaciones a cargo del mandatario (Art. 2181 C.C.).
Tomado de:portafolio.co
